Reporting und Planung mit IBM Planning Analytics – Teil I

[Pickup Truck oder Highend Lifestyle SUV]

Teil I: Warum man für Reporting, Analyse und Planung auf die Multidimensionale OLAP-Technologie (MOLAP) Planning Analytics setzen sollte

Autor: Rüdiger F. Lorbeer, engenious GmbH

IBM Planning Analytics (PA) ist eine Weiterentwicklung des multidimensionalen In-Memory-Datenbanksystem (MDBMS) IBM Cognos TM1 und wird zur Umsetzung von mehrdimensionalen OLAP (MOLAP)-Anwendungen genutzt. Klassische Anwendung findet das Werkzeug als integrierte Planungs-, Simulations- und Analyseanwendung für die operative, Vertriebs- und Finanzsteuerung. Daneben wird PA auch für Reporting und vielfältige speziellere Anwendungsfälle (z. B. Forderungsmanagement, Filialsteuerung, Produktionscontrolling und -Planung) genutzt.

Warum aber sollte man auf eine MDBMS-Technologie und im speziellen auf die mit PA vorliegende Multidimensionale OLAP-Technologie (MOLAP) setzen? Welcher zeitliche Aufwand muss eingeplant werden, um eine fachgerechte Lösung umzusetzen? Kann das die Fachabteilung erledigen oder ist das Thema in der IT besser aufgehoben? Wird im Prozess externe Beratung benötigt? Welche Möglichkeiten bestehen für die Installation und wer betreibt und betreut diese Installation? Bekommt man nur ein Tool für Excel oder ist es auch möglich schicke und professionelle (Web-) Berichte samt Navigation bereitstellen, die sich auch einem größeren Benutzerkreis intuitiv erschließen? Ist es möglich zielgruppengenaue Berechtigungen umzusetzen? Gibt es vorgefertigte Module für bestimmte Themen, die ich auf mein Unternehmen anpassen kann und welcher Aufwand entsteht hiermit? Oder ist es vielleicht doch besser alles vollständig individuell zu bauen?

Diese Fragen und noch viele mehr stellen sich all denjenigen, die sich neu mit der Umsetzung eines Projektes mit PA beschäftigen. Nicht zuletzt wegen der hohen Flexibilität der Technologie sind diese Fragen nicht pauschal zu beantworten. Viele haben hierzu dicke Bücher geschrieben. Manche setzen dabei einen eher wissenschaftlich und technologielastigen Schwerpunkt, andere beziehen sich auf einen konkreten Anwendungsfall oder bieten konkrete Codebeispiele für einzelne Problemstellungen an.

Als IBM Business Partner wollen wir bei engenious mit unserem Blogbeitrag „Reporting und Planung mit IBM Planning Analytics“ unseren Interessenten helfen, eine einfache eigene Einschätzung vorzunehmen. Teil I des Blogbeitrages soll eine Antwort darauf geben, wann sich die vorliegende Technologie besonders eignet.

Bevor wir richtig einsteigen, sei noch eine Erläuterung des Subtitels „Pickup Truck oder Highend Lifestyle SUV“ erlaubt: Wer das Produkt noch unter seinem alten Namen „IBM Cognos TM1“ aus seiner Historie heraus kennt, hat möglicher Weise Vorbehalte, die zwischenzeitlich nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen. Wer vor wenigen Jahren noch die Möglichkeit vermisst hat zeitgemäße Webberichte via Drag & Drop zu erstellen und unter Verzicht auf Planungsmöglichkeiten sich bspw. für Technologien von Qlik und Tableau entschieden hat, sollte sich unbedingt auf den neusten Stand bringen. IBM hat nicht nur die Datenbankperformance von TM1 für PA immer weiter verbessert, sondern hat es zwischenzeitlich auch geschafft nicht nur zeitgemäße Bedienoberflächen für die Excelintegration Planning Analytics for Excel (PAX) zu schaffen, sondern vor allem mit Planning Analytics Workspace (PAW) eine webbasierte Oberfläche für die Umsetzung des Berichtswesens, der Planung und Analyse sowie zur Entwicklung und Verwaltung zu schaffen. Der Test ständig neuester Versionen auf Einsatztauglichkeit durch den Autor, hat in den letzten drei Jahren ergeben, dass IBM besonders im Bereich PAW mächtig Gas gegeben hat und das Berichtswesen in Bezug auf die Erstellung eleganter und zeitgemäßer Berichte die „Bunte-Bilder-Konkurrenz“ nicht fürchten muss. Beachtet man, dass mit PAW aus dem Web heraus nicht nur Reporting möglich ist, sondern auch eine Eingabe- bzw. Planungsmöglichkeit besteht, muss man sogar feststellen, dass PA mit seinem Komponenten PAX und PAW ein am Markt nahezu einzigartiges Produkt darstellt. Abschließend sei festgestellt, dass man sich mit PA ein Produkt ins Haus holt, mit dem sowohl der geländegängige Pickup Truck entwickelt werden kann, der eben mal flexible Quick- & Dirty-Datenanalysen ermöglicht als auch die Erstellung eines Highend Livestyle SUV, welches sinnbildlich für die vorstandstaugliche Konzernergebnispräsentation steht.

Getrieben aus einer konkreten Situation heraus werden in Unternehmen meist Lösungen für einen speziellen Fall gesucht. Oftmals wird festgestellt, dass der bisherige Prozess für die regelmäßige Erstellung des Finanzberichtswesens mit Excel und Überführung in PowerPoint oder PDF-Dokumente langsam und fehleranfällig ist. Eine Nachfolgelösung soll daher neben einem hohen Automatisierungsgrad die Möglichkeit zur ansprechenden Darstellung der Berichte im Corporate Design des Unternehmens bieten. Intuitive Bedienbarkeit ist Grundvoraussetzung. Andere Unternehmen benötigen für Ihr Produktionscontrolling ein Werkzeug mit passenden Schnittstellen zu Vorsystemen und legen besonderen Wert auf die Analysemöglichkeiten des neu einzuführenden Werkzeuges. Wer auf Basis dieser Erkenntnisse bereits beginnt nach geeigneten Technologien zu suchen, dem eröffnet sich eine kaum enden wollende Flut mehr oder weniger spezieller Softwareprodukte mit jeweils unterschiedlichen Stärken und Schwächen.

Was bei der Softwareauswahl oft vergessen wird ist, dass nahezu überall im Unternehmen auch geplant wird. Neben einer Vorschau auf das Jahresende, einer Planung des Folgejahres und einer Mittelfristplanung der drei bis fünf Folgejahre im Finanzbereich will auch der Produktionscontroller planen, inwiefern seine Kapazitäten ausreichen, um Kundenaufträge zeitgerecht zu realisieren. Wer bei seiner Auswahl den Planungsaspekt nicht ausreichend oder gar überhaupt nicht berücksichtigt hat, steht nach dieser Erkenntnis nun vor der Anschaffung eines Planungstools oder muss mit kärglichen Möglichkeiten und Planungsläufen leben. Besonders ärgerlich ist, dass für das gerade angeschaffte Reportingtool aufwändig neues Knowhow unter externer Beratung teuer aufgebaut wurde. Und genau dies wird mit der Einrichtung der Planungssoftware ein weiteres Mal notwendig. Wer plant benötigt als Grundlage Ist- und Vergangenheitswerte im Planungssystem. Zum einen als Aufsatzpunkt für die Planungen und zum anderen für die Zielerreichungskontrolle.

Genau an dieser Stelle entpuppt sich IBM Planning Analytics als das Schweizer Taschenmesser im Unternehmen. Je nach Lizenzierungssituation wurde vielleicht etwas mehr investiert als für ein anderes Werkzeug. Diese Mehrkosten amortisieren sich aber gegenüber der Anschaffung, dem Betrieb dem personellen Knowhowaufbau und der Knowhowvorhaltung blitzartig. Ganz besonders dann, wenn man berücksichtigt, wie schwierig die Suche nach passendem Personal sich aktuell gestaltet und welche Kosten für echte Experten im IT- und Controllingbereich entstehen.

Besonders in den letzten Jahren haben zahlreiche unserer Kunden, die sich vor 2020 und vor der globalen Covid-Pandemie für IBM Cognos TM1 / IBM Planning Analytics entschieden haben von einem Höchstmaß an Flexibiltät und vor allem Geschwindigkeit in Ihren Planungs- und Vorschauprozessen profitiert. Neben der Möglichkeit zu einer Planung sprechen wir bei engenious mit unseren Kunden auch immer über die Integration einer Szenarioplanungsmöglichkeit. Entweder manuell bedient oder mit Hilfe von Parametereinstellungen eine Ad hoc – Szenarioplanung durchzuführen dauert vor der Einführung von PA Tage oder Wochen, während das heute SBD erledigt werden kann. Einem unserer Kunden hat das sogar das Überleben gerettet, da in seiner Branche mit hohen Lagerbeständen und schnell aufeinander wechselnden Produkten am Point of Sale weitreichende Folgekostenabschätzungen gemacht und frühzeitig gegengesteuert werden konnte. Zeitgleich mussten dessen teilweise besser am Markt positionierte Mitbewerber Insolvenz anmelden.

IBM PA unterscheidet sich wesentlich von anderen Produkten dadurch, dass im Rahmen einer Planung oder Simulation eingegebene Daten in Echtzeit in der Datenbank gespeichert werden. Somit sind auch in Echtzeit die Abweichungen eines bspw. erstellten Szenarios für die Vorschau bis Jahresende ersichtlich, abspeicherbar, für Besprechungstermine präsentierbar und als Arbeitsgrundlage vorhaltbar.

Eine einzige Technologie im Unternehmen für Reporting, Planung und Analyse bedeutet auch nur einmal Knowhowaufbau. Eine breite Basis an Wissensträgern im Unternehmen kann sich dann über die verschiedensten Bereiche hinweg austauschen, gemeinsam nach Lösungen such und Systeme miteinander verbinden, wo dies Sinn macht. Allein diese fachlich getriebenen Gründe sprechen für den Einsatz von PA mit seiner zugrundeliegenden MOLAP-Technologie.

Wenn Sie mehr über die Vorzüge von PA erfahren möchten, kontaktieren Sie uns über unsere Kontakt-Seite auf unserer Website www.engenious.de. Im folgenden Teil II dieses Blogbeitrages wird ein Ausflug zum Thema Changemanagement eingeschoben, bevor es in Teil III um den zeitlichen Aufwand für die Erstellung einer Lösung mit PA geht. Mitarbeiter sind zentraler Bestandteil betrieblicher Veränderungsprozesse, welche im Rahmen der Einführung neuer (IT-) Prozesse eingebunden werden müssen, damit der Wandel gelingt. Hierbei gibt es zahlreiche Hürden zu nehmen und nicht immer, so die Erfahrung des Autors, gelingt es dem Management diesen Veränderungsprozess ohne Reibungsverluste zu managen. Um unseren Kunden auch hier taktisch, strategisch und auch operativ bestmöglich unter die Arme zu greifen wollen wir einige Aspekte aufgreifen, für die wir sensibilisieren wollen.

Zum Autor: Rüdiger F. Lorbeer [Dipl.-Wirtsching. (FH)] ist CEO & Founder bei engenious. Seit 2004 war er in unterschidlichen Funktionen in Entwicklung und Beratung rund um die Themen Business Intelligence, Performancemanagement und Changemanagement tätig. Heute berät er Kunden bei der Einführung, Erweiterung und Optimierung ihrer Systeme für Reporting, Analyse und Planung und entwickelt aktiv nachhaltige, ganzheitliche und schlüsselfertige BI-Lösungen.

Bildnachweis:
Bild 1:
IBM Planning Analytics Demo,
https://www.ibm.com/products/planning-analytics/financial-planning-analysis